SharePoint vs OneDrive – Co wybrać do dokumentacji i backupu? Kompleksowe porównanie dla firm

Wprowadzenie

W dzisiejszym świecie cyfrowym skuteczne zarządzanie dokumentacją i bezpieczne przechowywanie danych to fundament działania każdej nowoczesnej organizacji. Microsoft oferuje dwa popularne rozwiązania w tym zakresie: SharePoint i OneDrive for Business. Choć oba narzędzia należą do ekosystemu Microsoft 365, różnią się funkcjonalnością, zakresem zastosowania oraz możliwościami w zakresie backupu i współpracy zespołowej.

W tym artykule przeanalizujemy, które rozwiązanie sprawdzi się lepiej w kontekście przechowywania dokumentów, ich wersjonowania, udostępniania, zarządzania uprawnieniami oraz ochrony danych.

SharePoint – zaawansowana platforma do współpracy i zarządzania dokumentacją

Czym jest SharePoint?

Microsoft SharePoint to rozbudowana platforma do współpracy zespołowej i zarządzania informacjami. Umożliwia tworzenie intranetów, bibliotek dokumentów, automatyzację procesów i integrację z innymi narzędziami Microsoft 365. Jego kluczowym atutem jest możliwość budowania zaawansowanej struktury przechowywania danych z kontrolą wersji, uprawnień i metadanych.

Zalety SharePoint w zakresie dokumentacji:

• Centralizacja dokumentów: Możliwość tworzenia bibliotek dokumentów z logiczną strukturą folderów i metadanych.

• Wersjonowanie: Automatyczne zapisywanie poprzednich wersji dokumentu.

• Zarządzanie dostępem: Granularna kontrola uprawnień na poziomie pliku, folderu lub biblioteki.

• Integracja z Power Automate i Power Apps: Umożliwia tworzenie automatycznych przepływów pracy oraz aplikacji do zarządzania dokumentacją.

• Możliwość pracy zespołowej: Wiele osób może jednocześnie edytować ten sam dokument.

• Zaawansowane funkcje wyszukiwania: Dzięki zastosowaniu metadanych i indeksacji.

SharePoint a backup

Choć SharePoint oferuje wersjonowanie i możliwość przywracania plików w ramach retencji Microsoft 365, nie jest pełnoprawnym systemem backupu. Firmy, które potrzebują dłuższego przechowywania danych lub zabezpieczenia przed utratą przez ransomware, często stosują zewnętrzne rozwiązania do backupu SharePointa, takie jak Veeam, AvePoint, czy Barracuda.

OneDrive for Business – chmura dla użytkownika indywidualnego w środowisku firmowym

Czym jest OneDrive?

OneDrive for Business to osobista przestrzeń dyskowa w chmurze dla każdego użytkownika Microsoft 365. Idealna do przechowywania prywatnych plików roboczych, które nie muszą być współdzielone z zespołem.

Zalety OneDrive:

• Prosta struktura: Każdy użytkownik ma swoją własną przestrzeń.

• Synchronizacja offline: Pliki mogą być dostępne również bez dostępu do internetu.

• Szybki dostęp i prostota użytkowania: Intuicyjna obsługa, także na urządzeniach mobilnych.

• Wersjonowanie dokumentów: Możliwość cofnięcia się do wcześniejszej wersji pliku.

• Łatwe udostępnianie plików: Możliwość wysłania linku do dokumentu z ustawieniem dostępu.

OneDrive a backup

OneDrive, podobnie jak SharePoint, zapewnia wersjonowanie i możliwość odzyskiwania plików w określonym czasie. Niemniej jednak, nie zastępuje dedykowanego rozwiązania do backupu. Dla pełnej ochrony danych firmowych warto wdrożyć rozwiązania zewnętrzne, które wykonują regularny backup OneDrive, umożliwiając odzyskanie danych nawet po ich trwałym usunięciu lub w przypadku ataku ransomware.

SharePoint vs OneDrive – porównanie funkcjonalności

Kiedy wybrać SharePoint?

Wybierz SharePoint, jeśli:

• Potrzebujesz scentralizowanej dokumentacji zespołowej.

• Zależy Ci na zaawansowanym zarządzaniu dostępem.

• Chcesz korzystać z metadanych i automatyzacji procesów.

• Masz rozbudowaną strukturę działów i zespołów projektowych.

• Wdrażasz intranet lub portal pracowniczy.

Kiedy lepszy będzie OneDrive?

Wybierz OneDrive, jeśli:

• Potrzebujesz bezpiecznego miejsca na robocze pliki.

• Chcesz łatwo synchronizować dane między urządzeniami.

• Pracujesz samodzielnie lub dzielisz się dokumentami okazjonalnie.

• Wystarczy Ci prosta przestrzeń dyskowa bez rozbudowanej struktury.

Rekomendacja – najlepsze podejście hybrydowe

Dla większości organizacji najlepszym rozwiązaniem jest połączenie możliwości SharePoint i OneDrive. Pracownicy mogą przechowywać bieżące, robocze pliki w OneDrive, a po zakończeniu prac przesyłać je do bibliotek dokumentów w SharePoint, gdzie będą wersjonowane, archiwizowane i udostępniane zespołowi.

Dodatkowo, dla pełnej ochrony danych zalecane jest wdrożenie niezależnego systemu backupu, który będzie wykonywał kopie zapasowe danych zarówno z SharePoint, jak i OneDrive.

Podsumowanie

Zarówno SharePoint, jak i OneDrive for Business to potężne narzędzia w ekosystemie Microsoft 365. Kluczowe różnice między nimi dotyczą zakresu zastosowania, możliwości współpracy, zarządzania dostępem i struktury przechowywanych danych. Wybór zależy od potrzeb organizacji – a często optymalne jest równoległe korzystanie z obu platform.

Z punktu widzenia dokumentacji – SharePoint zapewnia lepszą organizację, kontrolę i współpracę. Z kolei OneDrive sprawdzi się jako przestrzeń robocza dla indywidualnego użytkownika. W kontekście backupu – żadne z tych rozwiązań nie gwarantuje pełnej ochrony danych i wymaga zastosowania dedykowanych narzędzi backupowych.