Programy do edycji pdf – który wybrać?

PDF to jeden z najczęściej używanych formatów w świecie biznesu, edukacji i administracji. Każdy z nas, nawet uczeń liceum, na pewno miał kontakt z tym formatem danych. To właśnie PDF jest standardem, który pozwala zachować układ, wygląd i czytelność dokumentu na każdym urządzeniu – co odróżnia go od edytowalnych plików tekstowych, takich jak format .docx, który potrafi „zgubić” całe formatowanie w zależności od programu, w którym go otwieramy.

Najczęściej spotykamy się z PDF-ami, kiedy

• podpisujemy umowy,

• przygotowujemy lub otrzymujemy raporty biznesowe,

• wysyłamy lub odbieramy faktury czy e-paragony za zakupy w sieci,

• dostajemy materiały szkoleniowe, takie jak poradniki online czy nieedytowalne prezentacje.

Czasem jednak pojawia się potrzeba edycji takiego pliku, co może stanowić problem, ponieważ PDF z definicji jest już wersją ostateczną i nie jest przeznaczony do wykonywania w nim zmian. Zmiana treści, podpisywanie dokumentów, wstawianie komentarzy czy konwersja na inne formaty wymagają specjalistycznych narzędzi. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym jest PDF, jakie są jego zalety, a przede wszystkim – jakie programy do edycji PDF warto wybrać.

Czym jest PDF i dlaczego jest tak popularny?

PDF, czyli Portable Document Format (przenośny format dokumentu), został stworzony przez firmę Adobe w latach 90. XX wieku. Głównym celem tego formatu było umożliwienie przenoszenia i udostępniania dokumentów w taki sposób, aby ich wygląd pozostawał niezmienny bez względu na system operacyjny, urządzenie czy program, w którym są otwierane.

Cechy charakterystyczne plików PDF: to

• niezmienny układ dokumentu – czcionki, grafiki i formatowanie pozostają takie same na każdym komputerze i urządzeniu mobilnym,

• uniwersalność – pliki PDF można otworzyć na niemal każdym sprzęcie, od komputerów po smartfony i tablety,

• bezpieczeństwo – możliwość zabezpieczenia dokumentu hasłem, szyfrowania, a także dodawania podpisów cyfrowych,

• kompresja – nawet pliki zawierające grafiki czy skany mogą być stosunkowo małe, co ułatwia ich wysyłanie,

• zgodność z drukiem – PDF jest standardem w drukarniach i biurach, ponieważ gwarantuje, że dokument wydrukuje się dokładnie tak, jak został przygotowany.

W odróżnieniu od wspomnianych powyżej edytorów tekstów, takich jak Microsoft Word czy Google Docs, plik PDF z założenia nie miał być formatem do edycji. To rodzaj cyfrowego wydruku, który ma gwarantować niezmienność treści. Właśnie dlatego edycja PDF jest bardziej skomplikowana i wymaga specjalnych narzędzi.

Wszystko to sprawia, że PDF stał się globalnym standardem w pracy biurowej, edukacyjnej i urzędowej. Jednak wraz z popularnością pojawiła się potrzeba łatwego edytowania plików PDF.

Jaki program do edycji PDF wybrać?

Wybór odpowiedniego programu do obróbki PDF zależy przede wszystkim od Twoich potrzeb. Innych funkcji potrzebuje pracownik biura, który musi podpisać i wysłać dokument, a innych grafik przygotowujący katalog produktów. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze narzędzia do edycji PDF, które warto rozważyć.

Adobe Acrobat Pro DC

Adobe to twórca formatu PDF, dlatego ich program jest uważany za najbardziej kompleksowe narzędzie do pracy z dokumentami tego typu. Mocne strony tego programu to naprawdę zaawansowana edycja tekstu i obrazów i bardzo wygodna konwersja PDF do Worda, Excela i innych formatów. To także dodawanie podpisów cyfrowych i świetnie działające funkcje OCR (rozpoznawanie tekstu w skanach) oraz integracja z chmurą Adobe Document Cloud. Za wadę można uznać wysoką cenę abonamentu – legalna licencja może kosztować nawet kilka tysięcy złotych rocznie za jedno stanowisko.

Foxit PDF Editor

Foxit to popularna alternatywa dla Adobe, często wybierana ze względu na niższą cenę i prostszy interfejs. Jest też dostępny w wersjach na wszystkie wiodące platformy – nie tylko na desktopowe Windows i macOS, lecz także mobilne Android oraz iOS.

Foxit PDF Editor będzie dobrym wyborem dla małych i średnich firm, które potrzebują wygodnego, ale nieprzesadnie rozbudowanego narzędzia – cena licencji rocznej oscyluje wokół 800 zł za stanowisko.

Nitro PDF Pro

Nitro PDF Pro to kolejny konkurent Adobe, ceniony za przejrzystość i szybkość działania. Oferuje z grubsza funkcjonalności podobne do Adobe Acrobat, w tym konwersję PDF do pakietu Office czy możliwość tworzenia i podpisywania dokumentów. Niestety program nie występuje w wersji na macOS (dostępny tylko dla Windows). Roczna licencja na ten program do edycji PDF kosztuje od 800 do 1400 złotych.

PDF-XChange Editor

PDF-XChange Editor to lekkie, szybkie i darmowe narzędzie, które oferuje zaskakująco dużo funkcji nawet w darmowej wersji. To anotacje, komentarze i podświetlanie tekstu oraz OCR, czyli rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych dokumentach. Program jest jednocześnie bardzo lekki, tzn. nie obciąża komputera. Niestety wersja darmowa dodaje znak wodny przy edycji treści. PDF-XChange Editor w edycji płatnej kosztuje około 300–400 zł za wieczystą licencję.

Edycja PDF – program online (SmallPDF, iLovePDF, PDFescape i inne)

Często do drobnych zmian wystarczy szybka edycja dokumentu w przeglądarce, bez instalowania pełnoprawnych programów. Działają szybko, są dostępne z dowolnego urządzenia i wymagają jedynie dostępu do internetu. To może być dobre rozwiązanie przy edycji prostych, małych plików. Warto jednak pamiętać o ograniczeniach bezpieczeństwa przy pracy z poufnymi dokumentami – w ten sposób przesyłamy dokumenty na zewnętrzne serwery, a stara prawda internetu mówi, że „jeżeli coś jest darmowe, to użytkownik – a raczej jego dane – są zapłatą”. Z tego powodu ważne dokumenty, takie jak umowy, aneksy, faktury, dowody osobiste czy inne dokumenty tożsamości nie powinny być edytowane w ten sposób.

Aplikacja do edycji PDF w skrócie

Decyzja zależy głównie od tego, jak często i w jakim celu pracujesz z dokumentami PDF. Wybierając odpowiednie narzędzie, zyskujesz czas, wygodę i bezpieczeństwo pracy z plikami zapisanymi w tym formacie.

Do okazjonalnej pracy i prostych poprawek nadają się darmowe narzędzia online, takie jak SmallPDF czy PDF-XChange Editor. Odradzamy jednak edytować za ich pomocą poufną zawartość. Do pracy w biurze i typowych domowych zastosowań lepszym wyborem będzie Foxit lub Nitro PDF Pro, które łączą funkcjonalność z rozsądną ceną. Dla profesjonalistów i firm Adobe Acrobat Pro DC pozostaje najpełniejszym rozwiązaniem, oferującym wszystkie możliwe narzędzia.

Tips & tricks – darmowy program i edycja pdf

Do części najbardziej podstawowych zastosowań może wystarczyć nawet Adobe Acrobat (bez wersji PRO). Mowa tutaj o funkcji podpisu, czyli wklejaniu treści do pliku PDF. Nie zmienimy za jego pomocą już istniejącej zawartości, ale świetnie nada się na przykład do dodania imiennej dedykacji czy klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych do CV do już stworzonego pliku PDF.

How to do it?

Ściągnij program Acrobat Reader – możesz to zrobić na oficjalnej stronie producenta.

Otwórz plik za pomocą przycisku Menu -> Otwórz

Z menu po lewej stronie wybierz opcję Wypełnij i podpisz

Wybierz miejsce, kliknij i wpisz lub wklej żądaną treść.

Możesz za pomocą mechanizmu drag and drop przenosić pole w dowolne miejsce, a także zwiększać lub zmniejszać rozmiar fontu (za to odpowiadają litery A po lewej stronie panelu). Klikając trzy kropki, możesz przekonwertować prosty tekst na coś bardziej finezyjnego.

Na przykład po wybraniu opcji Podpis system wygeneruje ten sam napis fontem stylizowanym na odręczny podpis.

Możesz również dodać najbardziej podstawowe znaki graficzne, czyli X i „ptaszka” oznaczającego potwierdzenie.